Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan dari berbagai jenis organisasi adalah sama dan meliputi beberapa atau semua operasi berikut ini :
Merespons pertanyaan pelanggan. Pertanyaan pelanggan bisa di tangani oleh tenaga penjual. Tenaga penjual memainkan peran penting dalam membantu para pelanggan untuk memahami suatu produk perusahaan dan memilih produk yang sesuai untuknya.
Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa yang akan datang. Contohnya, pesanan pelanggan untuk produk barang dan jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang atau jasa di masa depan. Karyawan penting di dalam fungsi ini adalah petugas pencatat pesanan dan tenaga penjual.
Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan. Fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan.
Mengakui klaim atas barang dan jasa yang di sediakan. Perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.
Menerima kas. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, kas di peroleh dari pelanggan.
Menyetorkan kas ke bank. Agen yang terlibat adalah kasir dan bank.
Menyusun laporan. Contohnya, mencakup daftar pesanan,daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.
Alternatif Sistem Siklus Pendapatan
Dalam sistem siklus pendapatan ada 3 karakteristik, yaitu :
Metode Pesanan
Penentuan Waktu Pembayaran
Bentuk Pembayaran
Pada Bab ini kita akan menekankan suatu sistem di mana pesanan terjadi sebelum pengiriman, pembayaran adalah setelah pengiriman, dan penjualannya adalah secara kredit.
Risiko dan Pengendalian
Ada beberapa risiko yang dikaitkan dengan siklus pendapatan ELERBE, yaitu sebagai berikut :
Pelaksanaan. ELERBE menghadapi beberapa risiko pada siklus pendapatan. Sebagai contoh, pengiriman yang tidak terotorisasi daapt dibuat, atau pengirimandaapt dilakukan 2 kali tanpa sengaja. Risiko kesalahan yang berhubungan dengan penerimaan kas adalah kelalaian untuk menerima kas, terlambat menerima, atau juga menerima dalam jumlah yang salah.
Pencatatan. Risiko pencatatan untuk ELERBE adalah mencatat pesanan, pengiriman, atau penerimaan yang tidak pernah terjadi atau mencatat kejadian yang sama 2 kali.
Perbaruan. Pada siklus pendapatan, aktivitas perbaruan adalah mengurangi jumlah persediaan ketika barang telah terjual, menaikan saldo tertagih pelanggan ( untuk penjualan kredit ), dan memperbarui saldo di akun buku besar yang meliputi Piutang Usaha, Kas dan Penjualan. Risikonya adalah bahwa perbaruanmungkin gagal terjadi, duplikasi perbaruan dapat terjadi, record yang salah mungkin diperbarui ( misalnya, mengurangi jumlahbarang persediaanyang salah ), atau jumlah perbaruan bisa jadi salah.
Pengendalian Input
Pengendalian input digunakan untuk meningkatkan akurasi dan validitas entri data. Pada siklus pendapatan, entri data meliputi pemeliharaan file pelanggan dan persediaan, maupun pencatatan kejadian seperti pesanan, pengiriman, penagihan, dan penerimaan kas.
Menu Siklus Pendapatan
Menu Siklus Pendapatan
Memelihara
Pelanggan
Persediaan
Mencatat Kejadian
Memasukkan pesanan penjualan ( E1 )
Memasukkan pengiriman ( E3 )
Memasukkan faktur penjualan ( E4 )
Memasukkan penerimaan ( E6 )
Memasukkan penyetoran ( E7)
Memproses Data
Posting
Menghapus record
Menampilkan / Mencetak Laporan
Dokumen ( Laporan satu entitas )
Pesanan penjualan, slip pengambilan, dan slip pengepakan ( E1 )
Faktur penjualan ( E4 )
Rekening pelanggan
Laporan Kejadian
Laporan pesanan pelanggan yang baru
Jurnal penjualan
Jurnal penerimaan kas
Daftar Acuan Agen dan Sumber Daya
Daftar pelanggan
Daftar persediaan
Laporan Peringkasan dan Perincian Status untuk Agen dan Sumber Daya
Laporan pesanan pelanggan yang belum terpenuhi
Umur piutang usaha – perincian
Umur piutang usaha – ringkasan
Jumlah penjualan menurut produk – ringkasan
Query
Query kejadian
Query pelanggan
Query persediaan
Keluar
Pemeliharaan File
Pelanggan baru dan produk baru terlihat dibagian atas menu karena record harus dibuat untuk entitas sebelum pesanan terkait dapat dicatat.default syarat-syarat kredit yang akan digunakan ketika mencatat tagihan yang dikirimkan ke pelanggan juga harus dimasukkan. Field di area abu-abu tidak dapat digunakan untuk entri data pada pemeliharaan file. Saldo terbaru diperbaharui ketika transaksi aktual terjadi, berdasarkan informasi pada ricord kejadian. Setelah entri data selesai, pengguna mengklik SAVE, dan sistem menambahkan record ke tabel pelanggan.
Menggunakan Pemeliharaan File Pelanggan untuk Mengendalikan Risiko Pemeliharaan file pelanggan memainkan peranan penting dalam mengurangi risiko yang diidentifikasi. Risiko tidak menerima kas dapat dikurangi dengan mengharuskan bahwa penjuala secara kredit dibuat untuk pelanggan di tabel pelanggan yang berada dalam batas kreditnya. Ketika mencatat sebuah pesanan, petugas pencatat pesanan tidak harus mengetik nama atau nomor identifikasi pelanggan karena layar entri pesanan mencakup daftar drop-down pelanggan dari table pelanggan.
Pengendalian atas Pemeliharaan Pelanggan
Memelihara record pelanggan dapat mengurangi risiko, tetapi hanya pelanggan yang kompeten saja yang ada di file induk dan bahwa informasi kontak seperti nama, alamat, dan nomor teleponnya akurat. Pengendalian yang memadai atas proses pemeliharaan pelanggan sangatlah penting. Proses memasukkan record pelanggan yang baru sangat sulit untuk dikendalikan. Informasi yang dicatat pada record adalah baru bagi sistem, sehingga tidak ada record lain yang disimpan di mana dapat dibandingkan untuk keakuratannya. Record pelanggan ditambahkan sendiri-sendiri, bukan batch, sehingga pengendalian batch tidak tersedia. Alamat penagihan yang salah dapat berarti tidak pernah menerima jumlah yang terutang dari penjualan secara kredit. Fokus pada pemecahan masalah untuk mengembangkan daftar pengendalian atas pemeliharaan pelanggan:
Pemeliharaan File untuk Persediaan
Pemeliharaan File dan Penelahan kinerja
Proses untuk penelaahan kinerja:
Pembuatan anggaran, proyeksi, standar, atau hasil periode sebelumnya melalui pemeliharaan file.
Penggunaan laporan untuk membandingkan hasil aktual dengan anggaran, proyeksi, standar, atau hasil periode sebelumnya.
Tindakan perbaikan, jika diperlukan, untuk meningkatkan kinerja dan/atau merevisi data acuan yang sesuai ditabel induk.
Menerima Pesanan (E1)
Setelah table pelanggan dan persediaan diperbaharui, maka pesanan oleh pelanggan baru dan pesanan untuk barang persediaan baru dapat dicatat. Narasi meringkas proses penerimaan dan pencatatan pesanan penjualan. Isi narasi dicetak ulang dengan dipisahkan menjadi langkah-langkah berikut ini:
Manajer toko buku mengirim pesanan dengan detail seluruh buku.
Petugas pencatat pesanan memasukkan data pesanan ke dalam computer. Sistrem komputer memeriksa apakah pesanan adalah dari pelanggan lama. Jika pesanan dari pelanggan baru, petugas memberi record pelanggan ke tabel pelanggan. Kemudian, sistem memeriksa table persediaan untuk menemukan apakah persediaan ada.
Informasi pesanan dicatat di table pesanan dan Perincian_Pesanan oleh sistem computer ELERBE.
Sistem komputer juga memperbarui field Jumlah_di_Tangan di table persediaan.
Petugas mencatat dua salinan pesanan penjualan. Petugas mengirimkan satu salinan pesanan penjualan ke gudang sebagai slip pengendalian. Salinan kedua bertindak sebagai slip pengepakan dan dikirimkan ke Departemen Pengiriman.
Pesanan Online
ELERBE sedang berpikir tentang menawarkan produk CD-ROM-nya melalui penjualan online ke mahasiswa dan pelanggan lainnya. Untuk memulai rencana perdagangan elektronik ini, manajer di ELERBE memahami bahwa layanan berikut ini akan diperlukan:
Membantu dalam mengembangkan situs Web yang (a) menarik bagi pelanggan; (b) mampu menyimpan informasi tentang produk, yang meliputi gambaran; (c) mampu menerima informasi pesanan dari pelanggan; dan (d) mampu menyediakan informasi pesanan penjualan untuk ELERBE sehingga pesanan dapat dipenuhi.
Layanan yang menjadi host situs Web pada server-nya.
Rekening merchant di suatu bank untuk menyetorkan pembayaran kartu kredit ke rekeningnya.
Layanan yang menyediakan otorisasi kartu kredit internet.
Saat ini ELERBE sedang bernegosiasi dengan penyedia layanan yang mengaku ia dapat mengelola semua fungsi ini. Akan terdapat biaya pemasangan satu kali, biaya hosting bulanan, dan biaya per transaksi. Untuk memulainya, ELERBE harus:
Mengembangkan sebuah cara untuk mengklasifikasikan produk-produknya kedalam kategori-kategori untuk memfasilitasi kemampuan pelanggan untuk mencari produk yang diinginkan.
Informasi ekspor mengenai persediaannya ke dalam spreadsheet dengan detail mengenai setiap produk yang dijual yang mencakup kunci primer, deskripsi, dan harga jual. Informasi ini kemudian di-upload ke situs Web.
Mengambil dan Mengirim Barang (E2,E3)
Setelah pesanan disetujui, slip pengambilan dan slip pengepakan dicetak. Slip pengambilan diserahkan ke karyawan di gudang yang akan mengambil barang, dan slip pengepakan diserahkan ke petugas ppengiriman yang bertanggung jawab atas pengiriman. Karyawan yang mengambil barang menggunakan slip tersebut sebagai otoritas untuk mengambil barang-barang di gudang.
Karyawan gudang menggunakan slip pengambilan untuk mencari barang-barang yang akan diambil. Selain produk dan jumlah, slip pengambilan mengidentifikasi lokasi gudang agar memudahkan karyawann gudang untuk mengumpulkan pesanan. Karyawan mengambil barang dari gudang untuk dikirimkan, mengemas barang dalam sebuah paket, mencatat jumlah aktual yang dikemas di slip ppengambilan, dan mengirim paket tersebut ke departemen pengiriman. Pengirim hanya akan menerima barang-barang untuk dikirimkan yang disertai dengan slip pengambilan.
Setelah menerima barang dan slip pengambilan dari gudang, petugas pengiriman merekonsiliasikan slip pengambilan dengan slip pengepakan dan memperbarui slip pengepakan apabila ada perubahan yang ditunjukkan di slip pengambilan. Kemudian petugas membuat konosemen (bill of lading) yang menjelaskan paket, kurir, rute, dsb, dan melampirkannya ke paket. Petugas pengiriman memasukkan data pengiriman ke dalam sistem komputer. Satu salinan slip pengepakan dilampirkan ke paket sebelum diserahkan ke kurir. Pengiriman menandatangani salinan kedua slip pengepakan. Jika semuanya siap untuk dikirimkan, pengirim menulis dengan tangan konosemen (bill of lading), yang mendaftar jumlah paket, berat, dan biaya pengiriman yang telah dihitung. Kurir menandatangani dokumen dan mengambil salinannya dengan paket (bersama slip pengepakan) untuk pengiriman. Salinan konosemen yang sudah ditandatangani dan slip pengepakan dikirimkan ke departemen piutang usaha sebagai bukti pengiriman.
Menagih Pelanggan (E4)
Pada akhir hari, petugas piutang usaha menelaah slip pengepakan dan konosemen yang diberikan oleh pengirim serta membandingkannya dengan record pengiriman yang ditampilkan di komputer. Untuk menelaah record pengiriman, petugas piutang usaha menggunakan fungsi query system dan menampilkan daftar seluruh record perincian pengiriman. Petugas piutang usaha memeriksa untuk memastikan bahwa seluruh slip pengepakan yang diterima tampak pada daftar pengiriman yang belum tertagih. Petugas juga mencari adanya pengiriman yang belum tertagih di mana tidak ada slip pengepakan yang telah diterima. Petugas kemudian membuat faktur untuk pengiriman yang belum tertagih. Pada waktu mencatat faktur, petugas piutang usaha memasukkan nomor akun besar yang harus digunakan ketika transaksi diposting ke buku besar. Petugas piutang usaha mencatat dan mencetak faktur, satu per satu, sampai semua record pengiriman yang belum tertagih telah difakturkan.
Menerima Kas (E5)
Proses penerimaan sebagai berikut :
Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dan menyobek potongan faktur yang memasukkan pelanggan maupun jumlah faktur yang belum dibayar. Pelanggan mengirimkan potongan tersebut (juga dikenal sebagai nota pengiriman uang) bersama dengan cek.
Bersama dengan karyawan lainnya, petugas surat membuka surat setiap haru serta mengambil cek dan nota pengiriman uang. Cek dikuasakan dengan mencetak di belakang setiap cek.
Dua salinan daftar nota pengiriman uang, yang menunjukkan pelanggan dan jumlah yang dibayar oleh setiap pelanggan, dibuat, dengan total di bagian bawah. Satu salinan diserahkan ke kasir dengan cek, dan salinan lainnya diserahkan ke petugas piutang usaha dengan nota pengiriman uang.
Mencatat Penerimaan (E6)
Mencatat penerimaan kas dan mengurangi saldo pelanggan merupakan tanggung jawab petugas piutang usaha: Petugas piutang usaha mengirimkan ke setiap pelanggan kredit untuk pembayaran dengan mencatat penerimaan kas di Tabel Penerimaan_Kas dan Perincian_Penerimaan_Kas. Petugas membandingkan total di jurnal penerimaan kas dengan daftar nota pengiriman uang. Jika sama, petugas memposting batch tersebut, yang memperbarui saldo tertagih di rekening pelanggan dan menambahkan record ke Tabel_Transfer_Buku_Besar.
Untuk setiap penerimaaan, petugas memilih menu siklus pendapatan untuk mencetak jurnal penerimaan kas (cash receipts journal). Petugas memerintahkan sistem untuk mencetak hanya mencetak penerimaan kas yang belum di posting saja. Jadi, daftar tersebut hanya akan memasukkan penerimaan yang baru yang telah terjadi sejak saat terakhir jurnal penerimaan kas dicetak dan record penerimaan kas diposting. Sistem untuk penerimaan kas ini disebut dengan sistem batch.
Memposting Record
Sejak jurnal penerimaan kas dicetak dan ditelaah, waktunya untuk memposting record penerimaan kas. Operasi berikut akan terjadi dari menu siklus pendapatan:
1. Record penerimaan kas dimodifikasi dengan menempatkan tanggal sekarang di field Tgl_Post. Saldo tertagih di record Tabel Induk_Pelanggan berkurang.
2. Record faktur yang ditunjukkan dimodifikasi dengan mencatat jumlah yang dibayar. Field Tgl_Post di Tabel Faktur_Penjualan adalah tanggal posting faktur, bukan tanggal posting penerimaan kas.
3. Record ditambahkan ke Tabel Transfer_Buku_Besar yang akan digunakan untuk memperbarui akun buku besar ketika buku besar diposting. Kredit dicatat sebagai angka negatif.
Menyetorkan Kas (E7)
Pada akhir hari, kasir menyiapkan penyetoran: Pada akhir hari, kasir menjumlahkan cek-cek dan membandingkan total tersebut dengan daftar nota pengiriman uang. Kasir menggunakan sistem untuk mulai mencatat setoran. Sistem membaca Tabel Penerimaan_Kas dan menampilkan semua penerimaan yang belum disetorkan. Ini akan sama dengan penerimaan kas yang dicatat oleh petugas piutang usaha.
Tabel setoran tidak digunakan untuk memperbarui akun kas di buku besar. Ini dilakukan dengan memposting informasi di Tabel Transfer_Buku_Besar ke Tabel Induk_Buku_Besar. Meskipun record setoran tidak memiliki pengaruh langsung terhadap buku besar, ini merupakan record penting karena digunakan pada rekonsiliasi bank.
Record setoran juga sangat berguna sebagai jejak audit. Setoran# pada record setoran memungkinkan auditor untuk mencari penerimaan kas tertentu yang telah disetorkan, dan penerimaan kas dapat ditelusuri ke faktur penjualan asli. Melalui proses ini, jumlah penjualan didukung oleh informasi setoran di bank.
Merekonsiliasi Kas (E8)
Setiap hari, kontroler membandingkan jumlah pada slip setoran dengan jumlah pada jurnal penerimaan kas.
Pengendalian yang Diberikan oleh Pembandingan Periodik Lainnya
Selain pembandingan harian dari total penerimaan kas dengan slip setoran, pembandingan yang cukup sering lainnya dapat dilakukan untuk meningkatkan pengendalian internal. Pembandingan tersebut ialah:
Pembandingan slip setoran dengan komunikasi dari bank.
Membandingkan laporan buku besar piutang usaha dengan saldo piutang usaha di buku besar
AKTIVITAS BULANAN
Beberapa aktivitas pelaporan dan pemrosesan dilakukan secara periodik dan banyak kasus setiap bulan . ELERBE melakukan beberapa operasi berikut ini :
1. Mengisi rekening pelanggan
merupakan hasil langsung dari mengirim faktur dan rekening pelanggan. ELERBE mengirim rekening ke pelanggannya dengan harapan bahwa pelanggan akan membaca rekening tersebut dan membayar faktur-faktur terdaftar yang belum terbayar . Untuk mencetak rekening pelanggan , petugas piutang usaha memilih pada siklus pendapatan.
2. Mencetak Laporan Umur Piutang Usaha.
Sekali sebulan manager kredit mencetak laporan umur terperinci yang menunjukan saldo pelanggan dan detail faktur faktur yang belum dibayar.
Laporan seperti itu dapat digunakan untuk menindaklanjuti akun-akun yang belum dibayar dalam waktu yang lama, sebagai contoh apabila jumlah saldo yang melewati jatuh tempo terlalu tinggi , kebijakan kredit perlu direvisi.
3. Menghapus record
Record historis tidak diperlukan diakumulasikan sampai titik dimana record tersebut memakan ruang penyimpanan online yang terbatas dan memperlambat proses seperti menambah record ke basis data dan memperbaharui field ringkasan
SISTEM OPEN ITEM
Aturan system open item adalah sebagai berikut: Semua record untuk faktur-faktur yang belum dibayar harus disimpan secara online. Asumsikan ELERBE menggunakan system open time untuk piutang dan Educate. Inc ,melakukan pembelian barang pada tanggal 20 Juni.
Menghapus. Apabla digunakan system open item , tidak ada faktur yang dibayar muncul pada rekening, kecuali untuk faktur-faktur yang dibayar selama ini . Oleh karena itu record yang berkaitan dengan faktur-faktur yang dibayar dapat diarsipkan kemudian dihapus.
SISTEM BALANCE FORWARD
Sekarang asumsikan ELERBE menggunakan system balance forward, bukan system open item. Baik rekening pelanggan menurut open item dan balance forward menunjukkan Saldo tertagih yang sama . Akan tetapi rekening pelanggan menurut system balance forward. Untuk mendapatkan detail balance forward , pelanggan harus mengacu pada rekening sebelumnya. Pelanggan komersial (sector Bisnis) biasanya meminta rekening open item karena menyediakan dokumentasi transaksi yang lebih baik.
Menghapus dan memperbaharui di dalam Sistem Balance forward . Sistem balance forward dapat mengurangi jumlah detail yang dipelihara perusahaan secara online.
SISTEM BALANCE FORWARD UNTUK MODUL AKUNTANSI LAINNYA
BUKU BESAR
Semua aplikasi buku besar menggunakan pendekatan Balance forward . Apabila proses pembersihan dilakukan setiap tahun, neraca saldo kapanpun selama tahun 2006 akan menunjukkan saldo 2006 akan menunjukkan saldo awal untuk kas pada 1 Januari 2006, dan semua transaksi kas untuk tahun tersebut.
REKENING BANK
Bank anda menggunakan system balance forward untuk memelihara jejak saldo pelanggan. Rekening anda dimulai dengan Balance forward dari rekening bulan lalu kemudian menunjukkan semua transaksi bulan ini . Apabila anda menghendaki rekening bank bulan Januari maka bank harus menarik pita maknetik transaksi Januari dan menyalin pita tersebut ke hardrive sehingga dapat mencetak rekening untuk anda.